PRIVACYBELEID

§1. INLEIDING

De webwinkel VEL LEES, geëxploiteerd op het internetadres: www.vellees.pl, toebehorend aan de onderneming Silvexcraft Mateusz Wójcik Sp. k., hecht het grootste belang aan de bescherming van de privacy van haar Klanten bij het doorgeven van persoonsgegevens aan de klantenservice, pakt de bescherming van de privacy van haar Klanten met betrokkenheid aan en neemt de verantwoordelijkheid voor de beveiliging van hun gegevens serieus. Wij zullen onze Klanten duidelijk en transparant informeren over welke informatie wij verzamelen en wat wij daarmee doen.

Dit Privacybeleid regelt de volgende aspecten:

1. Welke persoonsgegevens van u wij verzamelen en verwerken in verband met uw hoedanigheid van onze Klant en in verband met uw gebruik van onze site en onze onlinediensten;
2. Waar verkrijgen wij de gegevens vandaan?
3. Wat doen wij met deze gegevens?
4. Hoe bewaren wij de gegevens?
5. Aan wie verstrekken/openbaren wij de gegevens?
6. Hoe geven wij uitvoering aan uw recht op gegevensbescherming?
7. Hoe leven wij de regels voor gegevensbescherming na?

Alle persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing is in Polen en in de Europese Unie.

§2. DEFINITIES

• Verwerkingsverantwoordelijke – de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, aangeduid in punt III van het Beleid.
• Persoonsgegevens – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon aan de hand van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon, waaronder het IP-adres van het apparaat, locatiegegevens, een online-identificator en informatie die wordt verzameld via cookiebestanden en andere soortgelijke technologie.
• Beleid – dit Privacybeleid.
• AVG – Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
• Website – de webwinkel die door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt geëxploiteerd op het adres www.vellees.pl
• Gebruiker (Klant) – elke natuurlijke persoon die de Website bezoekt of gebruikmaakt van een of meer diensten of functionaliteiten die in het Beleid worden beschreven.

§3. GEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE VOOR PERSOONSGEGEVENS

Wij delen u beleefd mee dat de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens Silvexcraft Mateusz Wójcik Sp. k. is, gevestigd te Tyczyn, ul. Orkana 5, 36-020 Tyczyn, NIP: 5170373027, REGON: 363361395, ingeschreven in het register van ondernemers van het Nationaal Gerechtelijk Register (Krajowy Rejestr Sądowy) bij de districtsrechtbank te Rzeszów, 12e Handelsafdeling van het Nationaal Gerechtelijk Register, onder nummer 0000588340, hierna “VEL LEES” genoemd. Contact met VEL LEES over de bescherming van persoonsgegevens is mogelijk via het e-mailadres: support@vellees.com.

§4. DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Om diensten te kunnen verlenen overeenkomstig de reikwijdte van onze activiteiten, verwerkt VEL LEES uw persoonsgegevens — voor verschillende doeleinden, maar altijd in overeenstemming met de wet. Hieronder vindt u de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens, samen met de rechtsgrondslagen.

REGISTRATIE VAN EEN ACCOUNT OP DE WEBSITE

Personen die zich registreren in de webwinkel VEL LEES, wordt verzocht de gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aanmaken en beheren van het account. Het verstrekken van de als verplicht aangemerkte gegevens is vereist om een account aan te maken en te beheren; indien deze niet worden verstrekt, kan er geen account worden aangemaakt. Gegevens zoals geslacht en geboortedatum kan de Gebruiker facultatief verstrekken. Bovenstaande gegevens worden doorgegeven via het contactformulier dat beschikbaar is op de pagina www.vellees.pl

Persoonsgegevens worden verwerkt:

• om diensten te verlenen in verband met het voeren en beheren van het account in de webwinkel VEL LEES – de rechtsgrondslag voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) AVG). In voorkomend geval, voor zover het gegevens betreft die facultatief zijn verstrekt – is de rechtsgrondslag voor de verwerking toestemming (art. 6 lid 1 onder a) AVG);
• voor analytische en statistische doeleinden – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in het uitvoeren van analyses van uw activiteit op de Website en van de wijze waarop u het account gebruikt, alsook van uw voorkeuren, met het doel de gebruikte functionaliteiten te verbeteren;
• voor het eventueel vaststellen en geldend maken van vorderingen of het verweer daartegen – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in de bescherming van zijn rechten;
• voor marketingdoeleinden van de Verwerkingsverantwoordelijke – een gedetailleerde beschrijving van de doeleinden en rechtsgrondslagen is te vinden op het tabblad marketing en direct marketing.

GEBRUIK VAN DE WEBSITE:

Persoonsgegevens van alle personen die de Website gebruiken (waaronder het IP-adres of andere identificatoren en informatie die wordt verzameld via cookies of andere soortgelijke technologieën) worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt:

1. om langs elektronische weg diensten te verlenen met betrekking tot het beschikbaar stellen aan Gebruikers van de op de Website verzamelde inhoud en het beschikbaar stellen van contactformulieren – in dat geval is de rechtsgrondslag voor de verwerking dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) AVG);
2. om klachten af te handelen - in dat geval is de rechtsgrondslag voor de verwerking dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) AVG); voor analytische en statistische doeleinden – in dat geval is de rechtsgrondslag voor de verwerking het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in het uitvoeren van analyses van de activiteit van Gebruikers, alsook van hun voorkeuren, met het doel de gebruikte functionaliteiten en verleende diensten te verbeteren;
3. voor het eventueel vaststellen en geldend maken van vorderingen of het verweer daartegen – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in de bescherming van zijn rechten;
4. voor marketingdoeleinden van de Verwerkingsverantwoordelijke - een gedetailleerde beschrijving van de doeleinden en rechtsgrondslagen is te vinden op het tabblad marketing en direct marketing.

PLAATSEN VAN BESTELLINGEN OP DE WEBSITE:

Het plaatsen van een bestelling (aankoop van goederen) door een Klant van de webwinkel VEL LEES gaat gepaard met de verwerking van zijn persoonsgegevens. Het verstrekken van de als verplicht aangemerkte gegevens is vereist om de bestelling te aanvaarden en af te handelen; indien deze niet worden verstrekt, wordt de bestelling niet uitgevoerd.

Persoonsgegevens worden verwerkt:

1. om de geplaatste bestelling uit te voeren – de rechtsgrondslag voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) AVG); voor zover het gegevens betreft die facultatief zijn verstrekt, is de rechtsgrondslag voor de verwerking toestemming (art. 6 lid 1 onder a) AVG);
2. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op de Verwerkingsverantwoordelijke rusten, voortvloeiend met name uit fiscale en boekhoudkundige voorschriften – de rechtsgrondslag voor de verwerking is een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c) AVG);
3. voor analytische en statistische doeleinden – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in het uitvoeren van analyses van de activiteit van Gebruikers op de Website, alsook van hun aankoopvoorkeuren, met het doel de gebruikte functionaliteiten te verbeteren;
4. voor het eventueel vaststellen en geldend maken van vorderingen of het verweer daartegen – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in de bescherming van zijn rechten.

CONTACTFORMULIER:

De Verwerkingsverantwoordelijke biedt de mogelijkheid om contact met hem op te nemen via een elektronisch contactformulier. Voor het gebruik van het formulier moeten persoonsgegevens worden verstrekt die nodig zijn om contact op te nemen met de Gebruiker en om de vraag te beantwoorden. Het verstrekken van de als verplicht aangemerkte gegevens is vereist om de vraag te aanvaarden en af te handelen; indien deze niet worden verstrekt, kan de vraag niet worden afgehandeld.

Persoonsgegevens worden verwerkt:

1. om de afzender te identificeren en zijn via het beschikbaar gestelde formulier verzonden vraag af te handelen – de rechtsgrondslag voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst voor het verlenen van een dienst (art. 6 lid 1 onder b) AVG);
2. voor analytische en statistische doeleinden – de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in het bijhouden van statistieken over de vragen die Gebruikers via de Website indienen, met het doel de functionaliteit ervan te verbeteren.

GEBRUIK VAN DE CHATBOT / VIRTUELE AI-ASSISTENT:

VEL LEES stelt op de Website een tool van het type chatbot beschikbaar - een virtuele AI-assistent, die werkt onder de applicatienaam SmartBot, gebruikmaakt van oplossingen op basis van kunstmatige intelligentie en dient voor het afhandelen van vragen van Gebruikers, het verstrekken van informatie over producten, bestellingen, levering, betalingen, retourzendingen, klachten en andere aangelegenheden in verband met het gebruik van de Website. De Gebruiker wordt ervan op de hoogte gesteld dat hij gebruikmaakt van een tool op basis van kunstmatige intelligentie, uiterlijk op het moment waarop de interactie met SmartBot begint.

In verband met de werking van SmartBot kan de tool gebruikmaken van informatie die beschikbaar is in het systeem van de Website, zoals de productcatalogus, prijzen, voorraadniveaus, de inhoud van pagina’s, voorwaarden of informatie over promoties.

In verband met het gebruik van SmartBot kan de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende categorieën gegevens van de Gebruiker verwerken:

1. gegevens die de Gebruiker in het chatvenster verstrekt om de betreffende vraag af te handelen, met name de inhoud van berichten, het bestelnummer, het e-mailadres, de voornaam, alsook gegevens in bijlagen, indien de Gebruiker deze via de tool verzendt;
2. technische gegevens in verband met het gebruik van de Website en van SmartBot, met name het IP-adres, de sessie-identificator, de datum en het tijdstip van het gesprek, het adres van de pagina vanwaar het gesprek is gestart, het type browser en het transcript van het gesprek.

Persoonsgegevens worden verwerkt:

1. om vragen van Gebruikers af te handelen, informatie te verstrekken over de Website, producten en bestellingen en het contact te automatiseren en te stroomlijnen - de rechtsgrondslag voor de verwerking is, afhankelijk van de inhoud van de vraag, dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om voorafgaand aan het sluiten daarvan maatregelen te nemen (art. 6 lid 1 onder b) AVG) of het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG), dat bestaat in het afhandelen van vragen en het stroomlijnen van de communicatie met Gebruikers;
2. voor analytische en statistische doeleinden, waaronder het analyseren van de kwaliteit van de dienstverlening en het verbeteren van de gebruikte functionaliteiten - de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG);
3. voor het eventueel vaststellen en geldend maken van vorderingen of het verweer daartegen - de rechtsgrondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6 lid 1 onder f) AVG), dat bestaat in de bescherming van zijn rechten;
4. voor zover het gebruik van bepaalde functies van de tool de toestemming van de Gebruiker vereist, met name voor cookies of soortgelijke technologieën die niet noodzakelijk zijn - is de rechtsgrondslag voor de verwerking toestemming (art. 6 lid 1 onder a) AVG).

De aanbieder van de tool SmartBot is BestChat, waarvan de rechtspersoon Bitcloud Technology Inc. is, gevestigd in Canada (adres: 178-9325 Yonge St, Richmond Hill, ON L4C 0A8, Canada). Contact: support@bestchat.com. Privacybeleid van de aanbieder: https://www.bestchat.com/privacy-policy.html

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan deze entiteit en aan de onderaannemers van de aanbieder van de tool, indien zij deelnemen aan de verlening van de dienst SmartBot en handelen op grond van passende verplichtingen inzake gegevensbescherming.

Gezien de vestigingsplaats van de aanbieder van de tool in Canada kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Met betrekking tot Canada heeft de Europese Commissie een besluit vastgesteld waarin een passend beschermingsniveau voor commerciële organisaties wordt vastgesteld. Indien dit besluit in een concreet geval niet van toepassing is of indien de gegevens worden doorgegeven aan verdere entiteiten in derde landen, past de Verwerkingsverantwoordelijke passende juridische mechanismen toe die door de AVG-bepalingen worden vereist, met name standaardcontractbepalingen.

Gegevens in verband met het gebruik van SmartBot worden bewaard gedurende de periode die nodig is om de vraag af te handelen en vervolgens gedurende de periode die bij wet is vereist of die nodig is om vorderingen vast te stellen, geldend te maken of te verdedigen.

De Gebruiker dient in het venster van SmartBot geen gegevens te verstrekken die niet nodig zijn om de vraag af te handelen, met name geen wachtwoorden, volledige gegevens van betaalkaarten, gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

MARKETING:

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers om marketingactiviteiten uit te voeren, die kunnen bestaan uit:

1. het versturen van e-mailberichten over interessante aanbiedingen of inhoud, die in sommige gevallen commerciële informatie bevatten;
2. het uitvoeren van andere activiteiten in verband met direct marketing van goederen en diensten (het langs elektronische weg verzenden van commerciële informatie);
3. om marketingactiviteiten uit te voeren, maakt de Verwerkingsverantwoordelijke in sommige gevallen gebruik van profilering, d.w.z. via zogenaamde geolocatie verkrijgt hij kennis over het land van verblijf van de Gebruiker die gebruikmaakt van de webwinkel VEL LEES, en via zogenaamde segmentatie – dat wil zeggen het selecteren van Klanten die sinds de registratie van het account in de webwinkel VEL LEES geen enkele bestelling hebben geplaatst, teneinde een dergelijke Klant een aanbieding of een kortingscode te sturen op het door de Klant opgegeven e-mailadres. Dit betekent dat de Verwerkingsverantwoordelijke dankzij de geautomatiseerde verwerking van gegevens bepaalde persoonlijke aspecten met betrekking tot natuurlijke personen evalueert om hun gedrag te analyseren of te voorspellen;

In het geval van verwerkingen van gegevens voor de genoemde marketingdoeleinden, met uitzondering van die welke worden uitgevoerd in het kader van de nieuwsbrief, die werkt op basis van algemene voorwaarden, is de grondslag voor een dergelijke verwerking het verwezenlijken van doeleinden die voortvloeien uit gerechtvaardigde belangen die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden behartigd (art. 6 lid 1 onder f) AVG).

DIRECT MARKETING:

Indien de Klant toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van marketinginformatie via e-mail, sms en andere elektronische communicatiemiddelen, worden de persoonsgegevens van de Gebruiker verwerkt om dergelijke informatie te versturen. De grondslag voor de gegevensverwerking is het gerechtvaardigd belang van VEL LEES dat bestaat in het verzenden van marketinginformatie binnen de grenzen van de door de Gebruiker verleende toestemming (direct marketing). De Gebruiker heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens ten behoeve van direct marketing, waaronder profilering. De gegevens worden hiervoor bewaard gedurende de periode waarin het gerechtvaardigd belang van VEL LEES bestaat, tenzij de Gebruiker bezwaar maakt tegen het ontvangen van informatie.

SOCIALE MEDIA:

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers die de profielen van de Verwerkingsverantwoordelijke op sociale media (Facebook, Instagram) bezoeken. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in verband met het voeren van het profiel, waaronder om Gebruikers te informeren over de activiteit van de Verwerkingsverantwoordelijke en om allerlei evenementen, diensten en producten te promoten, alsook om te communiceren met gebruikers via functionaliteiten die op sociale media beschikbaar zijn. De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke voor dit doel is zijn gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f) AVG) dat bestaat in het promoten van het eigen merk en het opbouwen en in stand houden van een aan het merk verbonden gemeenschap.

BEHANDELING VAN KLACHTEN:

Om een klacht te behandelen verwerken wij uw persoonsgegevens, zoals: voor- en achternaam, e-mailadres, opdrachtnummer, eventueel woonadres en bankrekeningnummer — indien er een terugbetaling plaatsvindt.
De rechtsgrondslag voor een dergelijke gegevensverwerking is art. 6 lid 1 onder b) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of om stappen te zetten die voorafgaan aan het sluiten van een overeenkomst.

E-MAILBERICHTEN:

Om een e-mailbericht naar de Klant te sturen in verband met de dienst die wordt uitgevoerd, verwerken wij persoonsgegevens zoals: e-mailadres en bestelnummer.
De rechtsgrondslag voor een dergelijke gegevensverwerking is art. 6 lid 1 onder f) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken indien de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens op deze wijze zijn gerechtvaardigd belang behartigt (in dit geval bestaat het belang van de Vennootschap in het informeren van u over handelingen in verband met de uitvoering van de dienst, om het gebruiksgemak van de website te vergroten).

TELEFONISCH CONTACT:

Om telefonisch contact op te nemen in aangelegenheden in verband met de uitvoering van de dienst verwerken wij persoonsgegevens zoals: telefoonnummer, bestelnummer.
De rechtsgrondslag voor een dergelijke gegevensverwerking is art. 6 lid 1 onder a) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken op basis van vrijwillig gegeven toestemming.

REGISTERS EN ADMINISTRATIE IN VERBAND MET DE AVG:

Om registers en administratie aan te leggen in verband met de AVG, waaronder bijvoorbeeld het register van klanten die bezwaar hebben gemaakt overeenkomstig de AVG, verwerken wij persoonsgegevens zoals: voor- en achternaam, e-mailadres, omdat de AVG-bepalingen ons ten eerste bepaalde documentatieverplichtingen opleggen om de naleving en verantwoordingsplicht aan te tonen, en ten tweede, indien u bijvoorbeeld bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, wij moeten weten tegenover wie wij geen direct marketing mogen toepassen, omdat die persoon dat niet wenst.
De rechtsgrondslag voor een dergelijke gegevensverwerking is ten eerste art. 6 lid 1 onder c) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken indien een dergelijke verwerking noodzakelijk is om de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens in staat te stellen te voldoen aan verplichtingen die uit het recht voortvloeien; ten tweede art. 6 lid 1 onder f) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken indien de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens op deze wijze zijn gerechtvaardigd belang behartigt (in dit geval bestaat het belang van de Vennootschap in het beschikken over kennis over personen die hun rechten uit hoofde van de AVG uitoefenen).

COOKIES:

Om cookies op de website te gebruiken verwerken wij dergelijke tekstuele informatie (cookies worden in een afzonderlijk punt beschreven). De rechtsgrondslag voor een dergelijke verwerking is art. 6 lid 1 onder a) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken op basis van vrijwillig gegeven toestemming (bij het eerste bezoek aan de website verschijnt een verzoek om toestemming voor het gebruik van cookies).

BEHEER VAN DE WEBSITE:

Om de website te beheren verwerken wij persoonsgegevens zoals: IP-adres, datum en tijd van de server, informatie over de webbrowser, informatie over het besturingssysteem — deze gegevens worden automatisch vastgelegd in zogenaamde serverlogs, telkens wanneer de webwinkel www.vellees.pl wordt gebruikt. Het beheren van de website zonder server en zonder deze automatische vastlegging zou niet mogelijk zijn. De rechtsgrondslag voor een dergelijke gegevensverwerking is art. 6 lid 1 onder f) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken indien de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens op deze wijze zijn gerechtvaardigd belang behartigt (in dit geval bestaat het belang van de Vennootschap in het beheren van de website).

REACTIES OP DE PAGINA VAN DE WEBSITE:

Om door u een reactie op de website van de webwinkel VEL LEES te laten plaatsen, verwerken wij persoonsgegevens zoals voor- en achternaam. De rechtsgrondslag voor een dergelijke verwerking is art. 6 lid 1 onder a) AVG, dat het toestaat persoonsgegevens te verwerken op basis van vrijwillig gegeven toestemming (in dit geval gaan wij ervan uit dat het plaatsen van een reactie tegelijkertijd het geven van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens inhoudt).

§5. COOKIES

1. Op onze website gebruiken wij, net als andere entiteiten, zogenaamde cookies, d.w.z. korte tekstuele informatie die wordt opgeslagen op de computer, telefoon, tablet of een ander apparaat van de Gebruiker. Zij kunnen worden uitgelezen door ons systeem, maar ook door systemen van andere entiteiten van wier diensten wij gebruikmaken (bijv. Facebook, Google).
2. Cookies vervullen op een website zeer veel functies, meestal nuttige, die wij hieronder zullen proberen te beschrijven (indien de informatie onvoldoende is, verzoeken wij u contact met ons op te nemen):
   a) zorgen voor veiligheid — cookiebestanden worden gebruikt om gebruikers te authenticeren en om ongeautoriseerd gebruik van het Klantenpaneel te voorkomen. Zij dienen dus ter bescherming van de persoonsgegevens van de Klant tegen toegang door onbevoegden;
   b) invloed op de processen en de efficiëntie van het gebruik van de website — cookiebestanden worden gebruikt opdat de site goed functioneert en de daarop beschikbare functies kunnen worden gebruikt, wat onder meer mogelijk is doordat instellingen tussen opeenvolgende bezoeken aan de site worden onthouden. Dankzij hen kan men dus vlot navigeren op de website en op de afzonderlijke subpagina’s;
   c) sessiestatus — in cookiebestanden wordt vaak informatie opgeslagen over hoe bezoekers de website gebruiken, bijv. welke subpagina’s zij het vaakst bekijken. Zij maken het ook mogelijk fouten te identificeren die op sommige subpagina’s worden weergegeven. Cookiebestanden die dienen om de zogenaamde “sessiestatus” op te slaan, helpen dus om de diensten te verbeteren en het gebruiksgemak bij het bekijken van pagina’s te vergroten;
   d) behoud van de sessiestatus — indien de Klant inlogt in zijn paneel, maken cookiebestanden het mogelijk de sessie in stand te houden. Dit betekent dat men na het overgaan naar een andere subpagina niet telkens opnieuw de login en het wachtwoord hoeft in te voeren, wat het gebruiksgemak van de website ten goede komt;
   e) het opstellen van statistieken — cookiebestanden worden gebruikt om te analyseren hoe Gebruikers de website gebruiken (hoeveel mensen de website openen, hoe lang zij daarop blijven, welke inhoud de meeste belangstelling wekt enz.). Hierdoor kan de website voortdurend worden verbeterd en kan de werking ervan worden aangepast aan de voorkeuren van Gebruikers. Om activiteit te volgen en statistieken op te stellen gebruiken wij tools van Google, zoals Google Analytics; naast het rapporteren van gebruiksstatistieken van de site kan de Google Analytics-pixel samen met sommige van de hierboven beschreven cookiebestanden ook dienen om te helpen bij het tonen aan de gebruiker van relevantere inhoud in de diensten van Google (bijv. in de zoekmachine van Google) en op het hele web;
   f) gebruik van sociale functies — op de website hebben wij de zogenaamde pixel van Facebook, Instagram en YouTube, waarmee u onze fanpage op die platforms kunt liken tijdens het gebruik van de site. Om dat mogelijk te maken, moeten wij echter gebruikmaken van cookiebestanden die worden geleverd door Facebook, Instagram en YouTube.
3. Belangrijk is dat veel cookiebestanden voor ons een geanonimiseerd karakter hebben — zonder aanvullende informatie kunnen wij aan de hand daarvan uw identiteit niet vaststellen.
4. Uw webbrowser staat standaard het gebruik van cookies op uw apparaat toe, daarom verzoeken wij u bij het eerste bezoek toestemming te geven voor het gebruik van cookies. Indien u echter niet wenst dat cookies worden gebruikt bij het bekijken van de website, kunt u de instellingen in de webbrowser wijzigen — de automatische afhandeling van cookiebestanden volledig blokkeren of een melding eisen telkens wanneer er cookies op het apparaat worden geplaatst. De instellingen kunnen te allen tijde worden gewijzigd.
5. Met respect voor de autonomie van alle personen die de website gebruiken, voelen wij ons echter verplicht u erop te wijzen dat het uitschakelen of beperken van de afhandeling van cookiebestanden tamelijk ernstige problemen kan veroorzaken bij het gebruik van de website, bijv. in de vorm van de noodzaak om op elke subpagina in te loggen, een langere laadtijd van de pagina, beperkingen bij het gebruik van functionaliteiten, beperkingen bij het liken van de pagina op Facebook enz.
6. U kunt te allen tijde uw toestemming met betrekking tot cookiebestanden op onze site intrekken, met behulp van de informatie die beschikbaar is op deze pagina.

§6. GEBRUIK VAN KLAVIYO (AUTOMATISERING VAN E-MAIL-/SMS-MARKETING)

1. Voor marketingcommunicatie gebruiken wij het platform Klaviyo, aangeboden door Klaviyo, Inc. Met betrekking tot de gegevens van onze Gebruikers treedt Klaviyo in beginsel op als verwerker (processor) op grond van onze verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) die de EU-standaardcontractbepalingen (SCC) bevat. Informatie over de privacypraktijken van Klaviyo is te vinden in hun Privacy Notice https://www.klaviyo.com/legal/privacy/privacy-notice en DPA: https://www.klaviyo.com/legal/data-processing-agreement
2. Aan Klaviyo kunnen wij de volgende categorieën gegevens van de Gebruiker doorgeven of verzamelen:
   a) contactgegevens (bijv. voornaam, e-mailadres, telefoonnummer),
   b) transactiegegevens en aankoopvoorkeuren (bijv. bestelgeschiedenis, winkelwagen, retourzendingen),
   c) gegevens over interacties met onze berichten (openingen, klikken, afmeldingen),
   d) online-identificatoren en gegevens over het apparaat/de activiteit op de Site (onder meer het IP-adres, de identificator van het Klaviyo-cookiebestand __kla_id, gebeurtenissen van het type “actief op de pagina”, “bekeken product”). Deze gegevens zijn afkomstig van de Gebruiker (bijv. aanmeldformulieren), uit onze verkoopsystemen (Shopify) en uit Cookiebestanden/pixels op onze Site en in berichten. Klaviyo Help Center – Understanding cookies in Klaviyo
3. Doeleinden van de verwerking:
   a) verzending en personalisatie van marketingcommunicatie (e-mail/sms),
   b) automatiseringen (bijv. achtergelaten winkelwagen, beschikbaarheidsmeldingen, verjaardagsberichten),
   c) segmentatie en analyse van de effectiviteit van campagnes,
   d) verzending van transactionele berichten (bijv. bestelbevestigingen),
   e) het bijhouden van abonneelijsten en het beheren van toestemmingen.
4. Rechtsgrondslagen:
   a) Toestemming (art. 6 lid 1 onder a) AVG) — voor e-mail-/sms-marketing, wanneer de regelgeving dit vereist;
   b) Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) AVG) — transactionele berichten in verband met de bestelling;
   c) Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f) AVG) — analyse, segmentatie en personalisatie binnen de grenzen van de gerechtvaardigde verwachtingen van de Gebruiker, en de beveiliging van onze systemen.
5. De webwinkel VEL LEES kan scripts van Klaviyo gebruiken (bijv. klaviyo.js) die het cookiebestand __kla_id opslaan, dat dient om bezoekers te identificeren en activiteit te koppelen aan het profiel van de abonnee, alsook pixels in onze e-mail-/sms-berichten om openingen/klikken te meten. Details over cookies en de wijze waarop zij werken zijn beschikbaar in de documentatie van Klaviyo. De Gebruiker kan Cookiebestanden beheren overeenkomstig het hoofdstuk “Cookiebestanden” van dit Beleid. Klaviyo Help Center – Understanding cookies in Klaviyo
6. In verband met het gebruik van Klaviyo kunnen gegevens worden doorgegeven aan de VS en andere rechtsgebieden. Wij passen passende waarborgen toe die door de AVG zijn voorzien, met name de standaardcontractbepalingen die zijn opgenomen in de DPA van Klaviyo, en het Data Privacy Framework (DPF), wat aanvullende garanties biedt bij doorgiften naar de VS. Meer informatie over SCC en DPF is te vinden in de hieronder aangegeven bronnen. Europese Commissie – modelcontractbepalingen (SCC), Data Privacy Framework (dataprivacyframework.gov)
7. Gegevens in Klaviyo bewaren wij zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld (bijv. het in stand houden van het abonnement, het uitvoeren van campagnes en wettelijke verplichtingen), en vervolgens verwijderen of anonimiseren wij ze overeenkomstig ons bewaarbeleid (retentie) en de instellingen van het Klaviyo-account.
8. De Gebruiker kan te allen tijde:
   a) de toestemming intrekken en zich afmelden voor marketing-e-mails door te klikken op de link “afmelden” in de voettekst van elk bericht,
   b) zich afmelden voor sms door het verzenden van een commando (bijv. “STOP”), indien sms-berichten worden gebruikt,
   c) contact met ons opnemen over de uitoefening van rechten (inzage, verwijdering, beperking, bezwaar). Klaviyo biedt mechanismen voor het registreren/beheren van toestemming, en details zijn te vinden in zijn helpmateriaal. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan onverlet. Klaviyo Help Center – How to collect GDPR-compliant consent
9. In het kader van Klaviyo kunnen wij segmenten aanmaken en de daaruit voortvloeiende profielen gebruiken (bijv. interesse in producten, aankoopfrequentie) om inhoud en aanbiedingen af te stemmen. Wij nemen ten aanzien van de Gebruiker echter geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking (art. 22 AVG).
10. Aanvullende informatie over Klaviyo:
    a) Privacybeleid van Klaviyo (Privacy Notice) en het privacycentrum, waaronder vragen over naleving: privacy@klaviyo.com.
    b) DPA van Klaviyo: https://www.klaviyo.com/legal/data-processing-agreement
    c) Informatie over cookies/tracking (onder meer __kla_id) in de helpdocumentatie. Klaviyo – Privacy Notice

§7. RECHT OM TOESTEMMING IN TE TREKKEN

1. Indien de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken — naar eigen goeddunken.
2. Indien u de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wilt intrekken, volstaat het hiervoor om:
   a) rechtstreeks een e-mail te sturen aan VEL LEES op het adres support@vellees.com of
   b) het betreffende vakje aan te vinken in het Klantenpaneel, op het tabblad “Mijn account” → “Persoonlijke gegevens” of
   c) te klikken op de link in het e-mailbericht, die aan het einde van elk verzonden bericht is toegevoegd.
3. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvond op basis van toestemming, betekent het intrekken daarvan niet dat de verwerking van persoonsgegevens tot dat moment onrechtmatig was. Met andere woorden: tot het moment van intrekking van de toestemming zijn wij gerechtigd uw persoonsgegevens te verwerken en heeft de intrekking daarvan geen invloed op de rechtmatigheid van de tot dan toe uitgevoerde verwerking

§8. VEREISTE VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Het verstrekken van welke persoonsgegevens dan ook is vrijwillig en hangt af van uw beslissing. In sommige gevallen is het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens echter noodzakelijk om aan uw verwachtingen te voldoen met betrekking tot het gebruik van de diensten die door VEL LEES worden aangeboden.
2. Om uw bestelling te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk uw e-mailadres te verstrekken — zonder dit kunnen wij u langs elektronische weg geen informatie verstrekken over de status van de uitvoering van bestellingen.
3. Om uw bestelling te kunnen ontvangen, is het noodzakelijk uw adresgegevens te verstrekken — zonder deze kunnen wij de bestelling niet leveren.
4. Om contact met u te kunnen opnemen, is het noodzakelijk uw telefoonnummer te verstrekken — zonder dit kunnen wij geen contact met u opnemen bij vragen over de bestelling, de levering of belangrijke wijzigingen in het aanbod van VEL LEES.

§9. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

1. Om marketingactiviteiten uit te voeren, maakt de Verwerkingsverantwoordelijke in sommige gevallen gebruik van profilering, d.w.z. via zogenaamde geolocatie verkrijgt hij kennis over het land van verblijf van de Gebruiker die gebruikmaakt van de webwinkel VEL LEES, en via zogenaamde segmentatie – dat wil zeggen het selecteren van Klanten die sinds de registratie van het account in de webwinkel VEL LEES geen enkele bestelling hebben geplaatst, teneinde een dergelijke Gebruiker een aanbieding of een kortingscode te sturen op het door de Klant opgegeven e-mailadres. Dit betekent dat de Verwerkingsverantwoordelijke dankzij de geautomatiseerde verwerking van gegevens bepaalde persoonlijke aspecten met betrekking tot natuurlijke personen evalueert om hun gedrag te analyseren of te voorspellen.
2. Om marketingactiviteiten uit te voeren, past de Verwerkingsverantwoordelijke oplossingen toe die het gedrag van de Gebruiker onderzoeken door het aanmaken van zogenaamde heatmaps en het opnemen van het gedrag van de Gebruiker op de pagina. Bovenstaande informatie wordt geanonimiseerd voordat deze naar de exploitant van de dienst wordt verzonden; dientengevolge beschikt de exploitant niet over informatie over welke natuurlijke persoon voornoemde gegevens betreffen. De Verwerkingsverantwoordelijke verklaart dat van voornoemde opname van het gedrag van de Gebruiker de door de Gebruiker ingevoerde wachtwoorden en andere persoonsgegevens zijn uitgezonderd.

§10. ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS

1. In verband met de uitvoering van diensten zullen uw persoonsgegevens worden openbaar gemaakt aan externe entiteiten, waaronder in het bijzonder aanbieders die verantwoordelijk zijn voor het beheer van informatiesystemen, entiteiten zoals banken en betalingsdienstaanbieders, entiteiten die boekhoudkundige, juridische, audit- en adviesdiensten verlenen, koeriers (in verband met de uitvoering van de bestelling), marketingbureaus (voor zover het marketingdiensten betreft) en entiteiten die verbonden zijn met de Verwerkingsverantwoordelijke, alsook handelspartners.
2. Indien u toestemming geeft, kunnen de gegevens ook worden verstrekt aan andere entiteiten voor hun eigen doeleinden, waaronder marketingdoeleinden.
3. De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor geselecteerde informatie over u openbaar te maken aan bevoegde instanties of derden die een verzoek indienen om dergelijke informatie te verstrekken, op basis van een passende rechtsgrondslag en in overeenstemming met de bepalingen van het geldende recht. Het is uiterst moeilijk voor ons te voorspellen wie een verzoek om verstrekking van persoonsgegevens kan indienen. Niettemin waarborgen wij van onze kant dat wij elk verzoek om verstrekking van persoonsgegevens zeer zorgvuldig en zeer grondig analyseren.

§11. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDE LANDEN

Het niveau van bescherming van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verschilt van het niveau dat door het Europese recht wordt geboden. Daarom geeft de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens alleen buiten de EER door wanneer dit noodzakelijk is en met waarborging van een passend beschermingsniveau.

§12. VERWERKINGSPERIODE VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen verwerken wij uw persoonsgegevens niet “voor onbepaalde tijd”, maar gedurende de tijd die nodig is om het vastgestelde doel te bereiken. Na afloop van deze periode zullen uw persoonsgegevens onomkeerbaar worden verwijderd of vernietigd.
2. In een situatie waarin wij geen andere handelingen met uw persoonsgegevens hoeven uit te voeren dan het bewaren daarvan (bijv. de uitvoering van een bestelling), beveiligen wij ze tot het moment van definitieve verwijdering of vernietiging aanvullend — door middel van pseudonimisering. Pseudonimisering bestaat erin persoonsgegevens, of een bestand met persoonsgegevens, zodanig te versleutelen dat zij zonder aanvullende sleutel niet kunnen worden gelezen, en dergelijke informatie dus volkomen nutteloos wordt voor een onbevoegde persoon.
3. Met betrekking tot de afzonderlijke verwerkingsperioden van persoonsgegevens delen wij u beleefd mee dat wij persoonsgegevens verwerken gedurende:
   a) de looptijd van de overeenkomst — met betrekking tot persoonsgegevens die worden verwerkt om een overeenkomst te sluiten en uit te voeren;
   b) 3 jaar of 10 jaar + 1 jaar — met betrekking tot persoonsgegevens die worden verwerkt om vorderingen vast te stellen, geldend te maken of te verdedigen (de lengte van de periode hangt ervan af of beide partijen ondernemers zijn of niet);
   c) 6 maanden — met betrekking tot persoonsgegevens die zijn verzameld bij het opstellen van een prijsopgave voor een dienst, terwijl er niet onverwijld een overeenkomst tot stand is gekomen;
   d) 5 jaar — met betrekking tot persoonsgegevens die verband houden met het nakomen van verplichtingen uit het belastingrecht;
   e) tot het moment van intrekking van de toestemming of het bereiken van het doel van de verwerking, echter niet langer dan 5 jaar — met betrekking tot persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van toestemming;
   f) tot het moment van een geldig ingediend bezwaar of het bereiken van het doel van de verwerking, echter niet langer dan 5 jaar — met betrekking tot persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens of voor marketingdoeleinden;
   g) tot het moment van veroudering of verlies van bruikbaarheid, echter niet langer dan 3 jaar — met betrekking tot persoonsgegevens die voornamelijk worden verwerkt voor analytische doeleinden, het gebruik van cookies en het beheer van de website.
4. Periodes in jaren berekenen wij vanaf het einde van het jaar waarin wij zijn begonnen met de verwerking van de persoonsgegevens, om het proces van het verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens te stroomlijnen. Een afzonderlijke berekening van de termijn voor elke gebeurtenis zou gepaard gaan met aanzienlijke organisatorische en technische problemen, alsook met aanzienlijke financiële inspanningen; daarom stelt de vaststelling van één datum voor het verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens ons in staat deze processen efficiënter te beheren. Uiteraard worden dergelijke situaties individueel beoordeeld in het geval dat u gebruikmaakt van het recht om te worden vergeten.
5. Het extra jaar in verband met de verwerking van persoonsgegevens die zijn verzameld ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst wordt ingegeven door het feit dat u hypothetisch een vordering kunt instellen vlak voor het verstrijken van de verjaringstermijn, het verzoek met aanzienlijke vertraging kan worden bezorgd of u de verjaringstermijn van uw vordering onjuist kunt vaststellen.

§13. RECHTEN VAN BETROKKENEN

1. Wij delen u beleefd mee dat u het recht heeft op:
   a) inzage in uw persoonsgegevens;
   b) rectificatie van persoonsgegevens;
   c) verwijdering van persoonsgegevens;
   d) beperking van de verwerking van persoonsgegevens;
   e) bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens;
   f) overdraagbaarheid van persoonsgegevens.
2. Wij respecteren uw rechten die voortvloeien uit de bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens en trachten de uitoefening daarvan in de grootst mogelijke mate te vergemakkelijken.
3. Wij wijzen erop dat de genoemde rechten geen absoluut karakter hebben en dat wij daarom in sommige situaties wettelijk gerechtigd zijn de inwilliging ervan te weigeren. Indien wij echter weigeren een verzoek in te willigen, gebeurt dat uitsluitend na een grondige analyse en uitsluitend in een situatie waarin de weigering om het verzoek in te willigen noodzakelijk is.
4. Met betrekking tot het recht om bezwaar te maken lichten wij toe dat u te allen tijde het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens (deze zijn vermeld in punt V) in verband met uw bijzondere situatie. U moet echter bedenken dat wij overeenkomstig de bepalingen kunnen weigeren een bezwaar in te willigen, indien wij aantonen dat:
   a) er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of
   b) er gronden bestaan voor het vaststellen, geldend maken of verdedigen van vorderingen.
5. Bovendien kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. In een dergelijke situatie zullen wij na ontvangst van het bezwaar de verwerking voor dit doel staken.
6. U kunt uw rechten uitoefenen door:
   a) rechtstreeks een e-mail te sturen aan VEL LEES op het adres support@vellees.com of
   b) te klikken op de link in het e-mailbericht, die aan het einde van elk verzonden bericht is toegevoegd.

§14. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met het geldende recht, kunt u een klacht indienen bij de President van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

§15. SLOTBEPALINGEN

1. Voor zover dit Privacybeleid niet in iets voorziet, zijn de bepalingen op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van toepassing.
2. Over alle wijzigingen die in dit Privacybeleid worden aangebracht, wordt u per e-mail geïnformeerd.
3. Het Privacybeleid wordt doorlopend getoetst en indien nodig bijgewerkt.
4. Dit Privacybeleid is van kracht vanaf 12.09.2025.